office@curateniebirouri.ro 031 438 08 42

Politica privind protectia datelor / Politica de confidentialitate – Exclusive Facility Management Services SRL

Confidentialitatea datelor si increderea dumneavoastra sunt importante pentru Exclusive Facility Management Services, unde respectam intimitatea si dreptul la protectia datelor cu caracter personal ale vizitatorilor, clientilor, potentialilor clienti, angajatilor, potentialilor angajati si colaboratorilor nostri, in conformitate cu legislatia aplicabila in domeniu.

Tratam cu seriozitatea aceasta tema, iar prin prezenta politica dorim sa va informam cu privire la colectarea si utilizarea datelor dumneavoastra cu caracter personal, sa asiguram transparenta in ceea ce priveste prelucrarile de date incidente si dreptul de a decide singuri asupra modului in care sunt folosite informatiile pe care ni le comunicati.

Incepand cu data de 25 mai 2018 baza legala o constituie Regulamentul UE nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (”Regulamentul”) si legislatia secundara.

De asemenea, mentionam ca vom utiliza toate datele si documentele pe care ni le transmiteti exclusiv in scopul pentru care ne-au fost transmise, in conformitate cu informatiile furnizate in aceasta politica.

Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

In conformitate cu prevederile Regulamentului, Exclusive Facility Management Services isi asuma ca datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului efms.ro si serviciului de call center sa fie prelucrate cu respectarea urmatoarelor principii:

  1. Legalitate, echitate si transparenta – datele sunt prelucrate in mod legal, echitabil si transparent fata de persoana vizata;
  2. Limitari legate de scop – datele sunt colectate in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
  3. Reducerea la minimum a datelor – datele sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;
  4. Exactitate – datele sunt exacte si actualizate, iar atunci cand sunt inexacte vor fi sterse sau rectificate fara intarziere, considerand scopurile pentru care sunt prelucrate;
  5. Limitari legate de stocare – datele sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate  pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi in masura in care acestea vor fi prelucrate exclusiv in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice, sub rezerva punerii in aplicare a masurilor de ordin tehnic si organizatoric adecvate;
  6. Integritate si confidentialitate – datele sunt prelucrate intr-un mod care asigura  securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare;
  7. Responsabilitate – datele vor fi prelucrate cu respectarea principiilor sus-mentionate, iar Exclusive Facility Management Services isi asuma responsabilitatea de a demonstra conformitatea prelucrarii.

Ce date colectam si cum le prelucram?

Prin navigarea si utilizarea paginii noastre web si/sau a serviciului nostru de call center, in functie de specificul si scopul fiecarei prelucrari, intram in contact cu datele dumneavoastra cu caracter personal, pe care le folosim conform descrierilor de mai jos, in cadrul carora ne vom referi, conform art. 13 din Regulament, la (a) scopurile in care sunt prelucrate datele cu caracter personal, (b) temeiul juridic al prelucrării; (c) categoriile de date cu caracter personal vizate; (d) destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, după caz; (e) daca este incident transferul de date cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță UE sau o organizație internațională; (f) perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă; (g) drepturile de care dispuneti in calitate de persoana vizata de prelucrare.

  1. Contact

Cu scopul de a putea comunica cu dumneavoastra si a va raspunde solicitarilor, in cadrul sectiunii Contact va colectam, intemeindu-ne pe interesul legitim sau pe executarea contractului ca temeiuri juridice de prelucrare a datelor cu caracter personal, date precum numele, prenumele, adresa de e-mail, numarul de telefon, care vor fi prelucrate intern de catre colegii in masura sa va ofere cele mai potrivite raspunsuri la solicitarile dumneavoastra. Datele colectate vor fi pastrate pe durate de timp diferite, in functie de continutul solicitarii dumneavoastra si de nevoia concreta de a detine aceste date.

  1. Cariere

Cu scopul de a ne mari echipa in functie de locurile de munca vacante in cadrul Exclusive Facility Management Services si intemeindu-ne pe interesul legitim ca temei juridic de prelucrare a datelor cu caracter personal, colectam datele dumneavoastra cu caracter personal mentionate in CV, care se pot referi la nume, prenume, adresa postala, adresa e-mail, numar telefon, data nasterii, educatie, pregatire profesionala, preferinte, competente, trasaturi de caracter, pasiuni, care vor fi prelucrate in cadrul companiei de catre departamentul Personal.

Datele colectate vor fi pastrate pe durata procesului de recrutare, urmand a fi sterse la momentul in care perioada de recrutare este inchisa si nu sunteti declarat admis. In cazul in care va dati acordul pentru recontactarea ulterioara in cazul unor pozitii vacante in cadrul Exclusive Facility Management Services prin bifarea activa a casutei de consimtamant, datele dumneavoastra vor fi pastrate pe o durata de inca 6 luni de la data inchiderii perioadei de aplicatii.

  1. Navigarea pe site

Cu scopul imbunatatirii experientei dumneavoastra privind navigarea pe site-ul nostru, dar si a produselor si serviciilor noastre, precum si in vederea ofertarii dumneavoastra in functie de interesele aratate prin navigarea pe site-ul efms.ro si al identificarii si prevenirii riscurilor de securitate, pe baza acordului dumneavoastra expres exprimat prin bifarea activa a casutei de accept afisata in balonul privind utilizarea de cookies la accesarea site-ului, folosim tipuri de date cum ar fi informatii de analiza (prin instrumente de analiza terte precum Google Analytics, Tag Manager ,Double Click si Facebook care ne ajuta sa evaluam tendintele in privinta traficului si modului de utilizare a site-ului), module cookie si tehnologii similare, informatii din fisierele jurnal, indentificatorii de dispozitiv, metadate, tracking, profiling, retea si date de conectare, identificatori online, operatiuni privind dispozitivul, caracteristici ale dispozitivuluiPentru informatii suplimentare inclusiv privind durata de stocare a acestor tipuri de date, accesati sectiunea Politica de utilizare Cookie-uri.

Alti destinatari ai datelor

In scopurile mentionate mai sus, Exclusive Facility Management Services  poate divulga datele personale, dupa caz si justificat, si catre alte terte parti, cum ar fi:

  • furnizori de servicii de curierat;
  • furnizori de servicii de servicii de plata / bancare;
  • furnizorii de servicii de administrare/mentenanta site-uri;
  • furnizori de alte servicii, entitati care asista Exclusive Facility Management Services in prelucrarea de date in calitate de imputerniciti, autoritati publice, in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate.

4.Ce drepturi aveti in legatura cu datele dumneavoastra cu caracter personal

  1. Dreptul de acces la Date

Persoana vizata are dreptul de a obtine din partea Exclusive Facility Management Services o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care o privesc si o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrarii. Pentru orice alte copii solicitate de persoana vizata, Exclusive Facility Management Services poate percepe o taxa rezonabila, bazata pe costurile administrative.

  1. Dreptul de rectificare a datelor

Persoana vizata are dreptul de a obtine de la Exclusive Facility Management Services, fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc.

Tinandu-se seama de scopurile in care au fost prelucrate datele, persoana vizata are dreptul de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.

  1. Dreptul la stergerea datelor

Persoana vizata are dreptul de a obtine stergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fara intarzieri nejustificate, atunci cand nu este incidenta una dintre situatiile prevazute de Regulament, care permite refuzul cererii de stergere a acestora.

  1. Dreptul la restrictionarea prelucrarii

Persoana vizata are dreptul de a obtine din partea Exclusive Facility Management Services restrictionarea prelucrarii in urmatoarele cazuri:

  • Persoana vizata contesta exactitatea datelor, pentru o perioada care ii permite Exclusive Facility Management Services sa verifice exactitatea datelor;
  • Prelucrarea este ilegala, dar persoana vizata se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;
  • Exclusive Facility Management Services nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar persoana vizata i le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
  • Persoana vizata s-a opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale operatorului prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate.
  1. Dreptul la portabilitatea datelor

Persoana vizata are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc si pe care le-a furnizat Exclusive Facility Management Services intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si are dreptul de a transmite aceste date altui operator, fara obstacole din partea operatorului caruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, in cazul in care:

  • prelucrarea se bazeaza pe consimtamant;
  • prelucrarea se bazeaza pe un contract; sau
  • prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.
  1. Dreptul de opozitie

In orice moment, persoana vizata are dreptul de a se opune, din motive legate de situatia particulara in care se afla, prelucrarii datelor sale, inclusiv crearii de profiluri pe baza respectivelor dispozitii, cu exceptia cazurilor in care exista dispozitii legale contrare.

Atunci cand prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, persoana vizata are dreptul de a se opune in orice moment prelucrarii in acest scop a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv crearii de profiluri, in masura in care este legata de marketingul direct respectiv.

  1. Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale

Persoana vizata are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa, avand dreptul de a cere si de a obtine:

  • retragerea sau anularea  oricarei decizii care produce efecte juridice in privinta sa, adoptata exclusiv pe baza unei prelucrari efectuata prin mijloace automate, destinata sa evalueze unele aspecte ale personalitatii sale, precum competenta profesionala, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte;
  • reevaluarea oricarei alte decizii luate in privinta sa, care o afecteaza in mod semnificativ, daca decizia a fost adoptata exclusiv pe baza unei prelucrari care indeplineste conditiile prevazute la punctul anterior.
  1. Dreptul de a se adresa justitiei si/sau Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

5.Cum va puteti exercita drepturile

Va puteti exercita drepturile amintite mai sus printr-o cerere scrisa, transmisa online la adresa de e-mail office@efms.ro. Pentru evitarea furnizarii de informatii catre persoane neautorizate, conform procedurii interne de solutionare a acestor cereri, solicitantului i se vor putea cere informatii suplimentare in vederea verificarii identitatii/interesului/dreptului sau de reprezentare.

Cererea va fi solutionata in cel mult o luna de la primire. Aceasta perioada poate fi prelungita cu doua luni atunci cand este necesar, tinandu-se seama de complexitatea si numarul cererilor, Exclusive Facility Management Services oferind informatii cu privire la orice astfel de prelungire, in termen de o luna de la primirea cererii, prezentand si motivele intarzierii.

In cazul in care persoana vizata introduce o cerere in format electronic, informatiile sunt furnizate in format electronic acolo unde este posibil, cu exceptia cazului in care persoana vizata solicita un alt format.

Daca nu ia masuri cu privire la cererea persoanei vizate, Exclusive Facility Management Services va informa persoana vizata, fara intarziere si in termen de cel mult o luna de la primirea cererii, cu privire la motivele pentru care nu ia masuri si la posibilitatea de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere si de a introduce o cale de atac judiciara.

Informatiile furnizate sunt oferite gratuit. In cazul in care cererile din partea unei persoane vizate sunt in mod vadit nefondate sau excesive, in special din cauza caracterului lor repetitiv, Exclusive Facility Management Services poate:

  1. fie sa perceapa o taxa rezonabila tinand cont de costurile administrative pentru furnizarea informatiilor sau a comunicarii sau pentru luarea masurilor solicitate;
  2. fie sa refuze sa dea curs cererii.

Masuri de siguranta privind prelucrarea datelor

Toate informatiile colectate prin intermediul site-ului efms.ro sunt prelucrate cu respectarea principiilor mentionate mai sus, la care sunt adaugate masuri tehnice si organizatorice, care permit trasabilitatea si transparenta privind prelucrarea datelor dumneavoastra. In relatie cu imputernicitii prin intermediul carora se pot prelucra datele cu caracter personal, Exclusive Facility Management Services ia masuri necesare pentru a se asigura ca acestia indeplinesc cerintele legale cu privire la protectia datelor si respecta standardele relevante, iar ca la date are acces un numar limitat de persoane, restrictionat la cele care au realmente nevoie sa le acceseze in vederea executarii obligatiilor contractuale.

De principiu accesarea bazelor de date si fisierele/platformele necesita autentificarea prin ID si parola, iar serverele pe care acestea sunt stocate sunt situate in Romania si gestionate corespunzator.

Date de contact

Daca aveti intrebari suplimentare privind aceasta politica, ne puteti contacta folosind datele de mai jos:

Exclusive Facility Management Services

Strada Campul Pipera nr 125/9. Alpha center, et 3, Voluntari, Ilfov

office@efms.ro